コロナ対策で出社申請アプリを作って育てた話

コロナ対策が悩ましい

こんにちは、金春です。新型コロナ対策みなさん大変ですよね？弊社も例にもれずコロナ対策で日々頭を悩ませているところなのですが、弊社では緊急事態宣言が出たタイミングでオフィスへの出社を禁止しました。

その時のお知らせはこちらをご覧ください。

出社を禁止したとはいえ、業務を止めるわけにはいかず、どうしても紙での作業が必要になる業務もあるため、限られた人間だけが出社できることにして、出社を申請制にしました。

こういうときこそkintoneのチカラを発揮できるタイミングで、まずkintoneでサクッと出社申請アプリを作りました。

出社申請アプリ

まずは申請を出してもらって承認できるようにすることが先決ですので、標準機能で3分くらいで作ったアプリがこちらです。

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全く難しくないアプリで、

• 出社したい期間とおよその出社時間と退社時間を入れる
• 出社する場所（大阪オフィス、東京オフィス、お客様先など）と出社理由を入れる
• それをプロセス管理で承認申請して、経営陣はそれを承認する

というkintoneでよくあるアプリの形です。

しばらくこのアプリで問題なく運用できていました。

大阪モデルが基準クリア！

5月14日にいわゆる大阪モデルが基準をクリアし、休業要請が緩和されることになりました。弊社の業種は休業要請が直接的に出るような業種ではないのですが、休業要請の緩和とともにお客様の動きも活発化すると思われたため、強制在宅勤務を緩和することとしました。

緩和した結果、大阪オフィスは最大で10名まで出社してよいということにしました。

ここで問題発生

出社人数を1〜2名程度に制限する場合は申請を見ていれば、いつ何人いることになるのかはパッと見てわかるのですが、最大10人となると各日で何人申請が出ているかどうかをパッと見で把握できなくなりました。

日付ごとの承認された申請レコード数がわかればいいわけですが、kintoneに慣れている方なら「クロス集計でわかる！」と思われると思います。ただ上のアプリをみてもらうと問題があることわかりますか？

そう「申請が期間で出せるようになっている」のです。期間で申請できてしまうと、クロス集計で日付別のレコード数をカウントすることができません。

正確に日別の申請数をカウントするには、申請を1日ごとに出してもらう必要があります。そうすると別の問題が発生するのです。それは、

「申請がめんどくさい」

という問題です。人によっては1週まるまる出社したいという人もいます。その人は5つ申請しないといけないことになります。kintoneのレコード再利用機能を使ってコピーしていくことは可能ですが、プロセス管理が入っているアプリなので、コピーして保存しても、その後申請を出すためにプロセス管理の操作が必要になります。

めんどくさい時のカスタマイン

弊社、めんどくさがりやが多いんです。申請などがめんどくさい感じになると、社内のslackで「めんどくせ〜」って素直に書かれます。これは弊社の良いところですね！面倒なのは自分もいやなので、こういうときこそ gusuku Customine でカスタマイズです！

まず、申請を新規作成したときに、保存のタイミングでプロセス管理を進めて申請までするようにします。

このカスタマイズを適用すると、レコードを保存すると次のようにダイアログで聞いてくれます。

ここで「はい」を押すと、自動的にプロセスが進められ承認待ち状態になります。

次に、連続で出社申請するためのカスタマイズです。

詳細画面の上に「翌日分申請」というボタンをつけています。このボタンを押すと、出社日を翌日に変えたレコードを作成し、そのレコードの申請を出して、さらにそのレコードを開いてくれます。ですので、3日分出すなら、1日目を入力して保存し、申請を出して、その後「翌日分申請」を押すことを2回繰り返せば、3日分の申請を出すことができます。

これに伴い、出社日Toの項目はkintone標準のアクセス権で編集不可にして、期間での申請をできないようにしました。（これまでに期間で出された記録を残すためにフィールドの削除はせずに編集不可にしています）

さらなるめんどくさい

さて、これで申請を出す側は、ボタン押すだけで連日の申請が出せるのでかなり楽になりました。その反面めんどくさくなったことがあります。

そう、「わ・た・し」です。

申請がどっと増えたので承認するのがめんどくさいのです。

なので、一括承認できるようにしてしまいました。

一覧画面にチェックボックスをつけて、チェックをつけたものを一括承認できるようにしました。

• 一覧画面でチェックをつけて「一括承認」ボタンを押す
• 確認ダイアログが表示され「OK」を押すとチェックをつけていたレコードを承認する
• 承認できたら、画面をリロードしてステータスの変更を反映する

これでかなり楽になりました。もちろん承認の判断に必要な情報は一覧ですべて見えるようにしてあります。

kintoneとgusuku Customineでスピーディに変化しているシステムが作れる

弊社では社内のシステムでも gusuku Customine を駆使しています。ただ、最初からゴリゴリカスタマイズしているわけではなく、まずは標準機能で作ってみて、めんどくさいなというところが出てきたら gusuku Customine でカスタマイズして楽にするということを繰り返しています。

みなさんも、kintone と gusuku Customine でスピーディな改善を体験してみてください。