kintone(キントーン)でシステムを作ると属人化が起きる？

kintoneが楽しくなってくると、どんどん凝ったことをやりはじめちゃいませんか？基本機能だけでどこまで凝ったことができるか？とものすごく複雑な計算式を作ってみたりしている人もいるんじゃないかと思います。

この記事では、そのような凝ったアプリを作ってしまうことによって、kintoneでも属人化が起きるという話と、ではそれをどうやって避ければいいのかというお話をしたいと思います。

kintoneで起こる属人化というのはどういうケースがあるのでしょうか？考えてみましょう。ケースごとに、どうやって属人化を避けるかも考えましょう。

CASE1: アプリの目的が不明

kintoneは簡単にアプリが作れます。それゆえ試しに作ってみたというものも含めて、たくさんkintoneアプリを作ってしまうことがあります。そのうち、「どのアプリが何の目的で作られているのかがわからない」という状態になります。

同じ名前のアプリが複数できてしまうこともよくある現象で、「案件管理」アプリがたくさんある会社さんも多いんじゃないかと思います（笑）

回避方法

これを回避するには整理するしかないのがつらいところですが、2021年3月のアップデートで先行機能としてアプリのスペース間の移動ができるようになったので、整理はかなりやりやすくなったと思います。

スペースをうまく分ける
定期的にアプリを整理する
アプリテンプレートから作ったアプリは名前をすぐにわかりやすいものに変える
アプリ管理者用メモを入れて、そのアプリがどういうものかを残すようにする

CASE2: 凝りすぎた基本機能

kintoneは、まず基本機能で考えるのがセオリーです。基本機能でできることは基本機能でやって、どうしてもできないことがあればプラグインや連携サービス、カスタマイズを使うようにします。

しかし、この「基本機能でできることは基本機能でやって」をやりすぎると問題が起きます。

例えば、複雑な条件に基づいて計算結果が分岐するような場合、kintoneだと計算式にifが使えますのでifで分岐して記述することができます。

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if(A = 1, "あ",
if(A = 2, "い",
if(A = 3, "う",
"え"
)
)
)

‍

のように、ifが入れ子になるような計算式も書くことができます。まだこれくらいなら読めますが、これがもっと増えると地獄です。

回避方法

これを回避するには、一見冗長に見えるような工夫が必要になります。

式が複雑になる場合は、計算フィールドを複数用意して途中段階の計算をフィールドに入れることで、1つ1つの式をシンプルにする
計算フィールドが多段に連鎖するような場合は、アプリ管理者用メモに計算の意味を記録として残す
複雑になるようであればgusuku Customineの利用を検討する（gusuku Customineの方がいくぶんかシンプルにできるケースが多いです）

CASE3: データ構造が意味不明

kintoneもデータベースの一種です。そのため、必ずデータの構造というものを意識して作る必要があります。このコラムの別記事で「データベースとしてのkintone」という記事も出しておりますので、そちらも参照していただくと良いのですが、kintoneにはkintone特有のデータ構造の考え方があります。

具体的には、

各レコードのキー情報をどのように定義するか
テーブルの使いどころ
ルックアップと関連レコードの使い分け

が、代表的なところです。

ここでやりがちなことが、1画面/1アプリで済むように様々な情報を1アプリに詰め込むということです。1つのアプリに詰め込むことで作ったときはすっきりすると思いますが、管理しているデータが不明確なので、後から他の人が見たときにアプリの目的の理解が困難になります。

回避方法

kintoneは簡単ですが、学習が不要なわけではありません。必要最低限の学習が必要です。

一般的なDB設計の基礎を学ぶ（データベースの正規化など）
kintoneの基本機能を正しく理解する（必要ならcloud universityなども受講する）
「無理しているな」と感じるアプリは作らない

CASE4: プラグイン地獄

kintoneは、1つのアプリに最大20個のプラグインを入れることができます。プラグインは執筆時点で300種類以上リリースされていて、ユーザーさんのkintone環境を見ると、何十個もプラグインがインストールされているなんてこともあります。

プラグインには色々なものがありますので、あまりたくさん入れると、どの機能をどのプラグインが提供しているのかわからなくなります。

また、有償プラグインの場合は提供している各社と契約することになりますので、どれがどの会社のプラグインで、いくら払っているのか、買い切りなのか、月額、年額なのか？というのも増えてくると、それこそこれらを管理するkintoneアプリを作らないとわからなくなってきます。

更に、多数のプラグインを同時に使うと競合が起きることがよくありますので、少し設定を変えただけで動かなくなるなんてこともあります。

回避方法

プラグインがいっぱいあって悩ましいのですが、これも整理と明文化しかないんですね。

不要なプラグインはアンインストールする
kintone環境にインストールされているプラグインの開発元や契約条件を管理するアプリを作って管理する
1つのkintoneアプリに複数のプラグインを入れる場合は、どのプラグインが何をしているのかをアプリ管理者用メモに残す

CASE5: JavaScript地獄

「Excelマクロ地獄」って聞いたことありますか？社内になにか便利なエクセルファイルがあって代々受け継がれている。なにか複雑なマクロが組まれていて、少し情報を入れたらいい感じで計算してくれる。でも、それを作った人はもういないので中で何をやっているのかは誰も知らない。みたいなやつです。

これと同じことはkintoneでも起こりえます。誰にもわからないようなJavaScriptカスタマイズをkintoneに入れてしまうと、その人がいなくなった後はそれをメンテナンスできる人がいなくなります。

特に、サンプルプログラムをコピーして少し変えたようなものが入っている場合は注意してください。Cybozu Developer Networkにはサンプルプログラムがたくさん掲載されていますが、そのプログラムの意味を知らないままコピーして持ってきて、動いたからよしとしているようなケースは後々問題になりますので注意しましょう。