はじめに
kintone 提案時に役に立つかもしれないシリーズ第4弾。
今日は報告や連絡で使ってしまいがちな「なるべく早く」「なるはや」という言葉を取り上げたいと思います。
つい使ってしまいがちな便利な言葉「なるべく早く」
お客さんにヒアリングをして上司に報告するとき、「スケジュール感は？」と聞かれたら「なるべく早くって言われました」と報告しちゃうことありませんか？
この「なるべく早く」という言葉、言ったお客さん自身はある程度の感覚はあるのでしょうが、上司には全く伝わりません。こういった曖昧な言葉はその会社の普段の業務の性質や本人の性格など、人によって捉え方が全く違います。
例えば、このお客さんの会社は10年スパンで新しい製品を開発しているとしたら、お客さんにとっての「なるべく早く」は1年以内ぐらいの感覚で言われたかもしれません。一方、上司が普段から週単位での仕事をこなしていれば上司にとっての「なるべく早く」は「一週間以内」と感じるでしょう。
こういったケースではだいたい上司から「なるべく早くっていつだよ？」と突っ込まれると思います。そして、営業担当は「お客さんがなるべく早くって言っていたから・・・」としか答えることができないのです。
もし、スケジュールに関する感覚がズレたまま進めたらお客さんも困りますし、当然あなたの会社も困ることになると思います。
はっきり言ってしまえばヒアリングしてきた「なるべく早く」という情報は何の役にも立たないのです。そんなやり取りは卒業しましょう。
「なるべく早く」を卒業するには
こういった曖昧な言葉のやり取りから脱するのは簡単です。第1回で書いたオープン・クエスチョン、クローズド・クエスチョンを使い分けるのが良いと思います。
「いつ頃ですか？」というオープン・クエスチョンに対してお客さんから「なるべく早く」と言われたら、仮説を立ててクローズド・クエスチョンをぶつけみるのがいいでしょう。
例1
営業「納品はいつ頃を目指せば良いですか？」
お客さん「なるべく早くお願いします。」
営業「通常、似たような案件では半年ぐらいかかるのですが、それぐらいで良いですか？」
お客さん「半年じゃ遅すぎるから 3ヶ月で納品して欲しい」
ほら、「なるべく早く」なんて言ってましたが、6ヶ月でいいか？と聞いてみたらちゃんと 3ヶ月以内という期限がありましたよね。他の例でも見てみましょう。
例2
営業「納品はいつ頃を目指せば良いですか？」
お客さん「なるべく早くお願いします。」
営業「なるべく早く、と仰る背景はありますか？例えば、今使っているシステムの保守が切れるタイミングに合わせて、とかありますか？」
お客さん「そうなんだよね。今のシステムが来年の3月末で保守が終了するから、4月から使い始めたい。ユーザーへの教育もあるから、2月中には動く状態で引き渡して欲しい」
このケースだと「なるべく早く」と言っている背景を聞いてみたら、やはり期限が見えてきましたよね。
このように、第1回で書いたクローズド・クエスチョンをぶつけることでより詳細な情報を引き出すことができました。もし、クローズド・クエスチョンをぶつけても明確な期限が出てこなかった場合、その案件は成り立つ可能性は低いかもしれません。
何故ならやらなければいけない理由がない案件はお客さんの中でもプライオリティが低く、仮に提案したとしてもいつまでもズルズルと先延ばしにされる可能性が高いと言えます。
例外もあります
ここまでの話は基本的にまだ付き合いの浅いお客さんや同僚でも普段あまりコミュニケーションを取ったことのない人を想定しています。
反対に既に一緒にしたことのあるお客様や親しい同僚に言われた場合は、お互いの「なるべく早く」の感覚が共有できていることもあると思います。そういったときに改めてクローズド・クエスチョンをぶつけると「いつもの感じでやってくれればいいのに、なんで質問攻めにするんだ・・・」と思われてしまうので要注意ですね。
おわりに
日本人は曖昧な表現を好むと言われますが、商談の場では曖昧な言葉はお客さん側・提案する側どちらにもメリットはありません。
相手のことを大切に想っているのであれば、曖昧な言葉ではなくハッキリと伝える方が相手のためになると胸に刻んでおきましょう。
今回のお話も少しでも皆さんのお役に立てば幸いです。
では、また。
